Reglement AVG – Privacybeleid Osteopathie Winkens – Privacystatement

Op 25 mei 2018 is de nieuwe Privacywetgeving in werking getreden. Het gaat dan om Privacy Richtlijn (95/46/EG) en de Richtlijn privacy en elektronische communicatie (2002/58/EG), de nationale wetten ter uitvoering van deze richtlijnen en/of, in voorkomend geval, de verordening (EU) 2016/679 (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”). Een en ander samengevat als de AVG. Deze wetgeving zal de wet Bescherming persoonsgegevens vervangen. De AVG verwacht een meer pro-actieve rol van iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt. De meest relevante wijzigingen waar rekening mee dienen te worden gehouden zijn:

  • versterking en uitbreiding van privacyrechten;
  • meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
  • dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.

De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna AP) blijft net als voorheen onder de wet Bescherming persoonsgegevens de autoriteit die controleert of organisaties zich aan de wetgeving houden.

Ter voorbereiding op de nieuwe regelgeving heeft de AP een stappenplan opgesteld:

Het AVG-10 stappenplan:

  1. Bewustwording
  2. Rechten van betrokkenen
  3. Overzicht verwerkingen
  4. Data protection impact assessment (DPIA)
  5. Privacy by design & privacy by default
  6. Functionaris voor de gegevensbescherming
  7. Meldplicht datalekken
  8. Verwerkersovereenkomsten
  9. Leidende toezichthouder
  10. Toestemming

Een nadere uitwerking van dit stappenplan en naleving in de praktijk daarvan dient ervoor zorg te dragen dat Osteopathie Winkens zich zoveel mogelijk aan de nieuwe wetgeving AVG kan houden. Hieronder zullen de verschillende stappen worden besproken. Daarbij wordt nagegaan in hoeverre deze punten binnen Osteopathie Winkens gelden, waar Osteopathie Winkens tegen aan loopt en op welke wijze Osteopathie Winkens op een verantwoorde manier aan de ‘nieuwe’ verplichtingen kan voldoen.

1. Bewustwording

1.1. Osteopathie Winkens is een praktijk waarbinnen P.W.A.M. Winkens osteopathie als dienstverlening aanbiedt. Om dat doel te kunnen uitvoeren dient Osteopathie Winkens persoonsgegevens van patiënten te verwerken en gebruiken binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.

1.2. De gegevens die worden gedocumenteerd zijn privacy gevoelig. Het gaat om persoonsgegevens, aan de hand waarvan de betrokkene zowel direct als indirect geïdentificeerd kan worden. Ten einde er zeker van te zijn dat met die gegevens wordt omgegaan op een wijze die verantwoord is en voldoet aan de privacy wetgeving zoals per 25 mei 2018 van kracht is, heeft Osteopathie Winkens ervoor gekozen met het onderhavige protocol in kaart te brengen, aan de hand van het AVG stappenplan (zoals hiervoor opgesomd), op welke wijze invulling gegeven dient te worden aan de AVG.

1.3. Het betreft hier registratie van persoonsgegevens met een gerechtvaardigd belang. Immers de patiënten melden zich zelf aan bij Osteopathie Winkens. Zij willen graag geholpen worden door de osteopaat voor hun klachten.

2. Rechten van betrokkenen

2.1. Om een eerlijke verwerking van persoonsgegevens te waarborgen geeft de Verordening diverse rechten aan de betrokkene. De betrokkene kan deze rechten uitoefenen tegen de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkene heeft:

  • het recht op informatie over de verwerkingen;
  • het recht op inzage in zijn gegevens;
  • het recht op correctie van de gegevens als deze niet kloppen;
  • het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’;
  • het recht op beperking van de gegevensverwerking;
  • het recht op verzet tegen de gegevensverwerking;
  • het recht op overdracht van zijn gegevens (dataportabiliteit);
  • het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.

2.2. Een patiënt of voormalig patiënt (de betrokkene) kan om bovenstaande gegevens verzoeken. De betrokkene kan zulks doen per mail naar info@ostheopathiewinkens.nl. De betrokkene dient zich in de praktijk te legitimeren, opdat Osteopathie Winkens met voldoende zekerheid kan vaststellen dat degene die het verzoek doet daadwerkelijk de betrokkene is.

2.3. Osteopathie Winkens zal binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek betrokken informeren over de uitvoering van het verzoek. Bij complexe, of een veelvoud aan verzoeken kan deze termijn verlengd worden met maximaal 2 maanden. De betrokkene zal in een dergelijk geval van verlengde termijn van uitvoering van het verzoek daaromtrent geïnformeerd worden. De informatie wordt in principe schriftelijk verstrekt.

2.4. In sommige gevallen mag Osteopathie Winkens weigeren tot uitvoering van het verzoek om gegevensverstrekking over te gaan, dan wel daarvoor kosten in rekening brengen. Het moet dan gaan om de situatie dat de betrokkene buitensporige of ongegronde verzoeken doet. (Bijvoorbeeld meerdere verzoeken achter elkaar om dezelfde gegevens. Dan wel wanneer sprake is van een van de beschermende noodzakelijkheidscriteria welke de AVG kent zoals bijvoorbeeld in het kader van een (strafrechtelijk) onderzoek naar de betrokkene). Indien Osteopathie Winkens weigert aan het verzoek te voldoen, zal Osteopathie Winkens zulks motiveren en de betrokkene wijzen op het klachtrecht bij de toezichthouder AVG.

2.5. Osteopathie Winkens realiseert zich dat indien zij een schriftelijke beslissing neemt in het kader van de uitoefening van de rechten van de betrokkene, dat dit dan geldt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

2.6. In sommige gevallen dient Osteopathie Winkens de betrokken patiënt uit zichzelf te informeren. Dit is het geval indien:

  • gegevens buiten de betrokkene om worden verkregen;
  • gegevens voor een ander doel gebruikt gaan worden dan waar de gegevens oorspronkelijk voor waren afgegeven. Osteopathie Winkens zal in die gevallen binnen 1 maand betrokkene informeren.

2.7. Indien de behandeling van de patiënt eindigt zal Osteopathie Winkens de persoonsgegevens nog enige tijd in haar systeem bewaren. De wet Wgbo bepaalt dat medische dossiers 15 jaar moeten worden bewaard. Aan die bewaartermijn zal Osteopathie Winkens zich houden. De dossiers zullen na 15 jaar vernietigd worden. Binnen het dossier bevinden zich tevens gegevens van niet medische aard.

2.8. Ten einde er zeker van te zijn dat de betrokkene een volledig beeld heeft van de wijze waarop met diens persoonsgegevens wordt omgegaan en met welk doel en onder welke grondslag (gerechtvaardigd belang), zal iedere betrokken bij registratie toegang krijgen tot deze privacystatement en de hierbij behorende documenten. Osteopathie Winkens zal deze gegevens op de website plaatsen en iedere betrokkene op die vindplaats wijzen.

3. Register van verwerkingsactiviteiten

3.1. Osteopathie Winkens verwerkt persoonsgegevens van patiënten.  De volgende persoonsgegevens worden van deze leden verwerkt. Ten aanzien van al deze vormen van verwerkingen van persoonsgegevens zal Osteopathie Winkens een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden. Daarin worden alle soorten persoonsgegevens die verwerkt zullen worden opgenoemd.

3.2. in het geval de patiënt een klacht indient tegen de osteopaat, zullen die gegevens eveneens    worden verwerkt door Osteopathie Winkens.

4. DPIA (Data protection impact assessment)

4.1. DPIA staat voor gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een DPIA is alleen verplicht wanneer sprake is van gegevensverwerking welke waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert. Binnen de AVG worden drie situaties besproken wanneer sprake is van verhoogd risico.:

  • systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueren
  • op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken
  • op grote schaal en systematisch mensen volgen in een publiek toegankelijk gebied

4.2. Naast de criteria uit de AVG zelf heeft de werkgroep van Europese privacytoezichthouders      een lijst met 9 criteria opgesteld om nader te bezien of een DPIA nodig is. De criteria die op      osteopaten van toepassing zouden kunnen zijn:

  • gevoelige gegevens verwerking
  • grootschalige gegevens verwerking
  • gegevensverwerking over kwetsbare personen

4.3. De privacytoezichthouders zien verwerkingen van bijzondere persoonsgegevens door individuele artsen niet als grootschalig. Individuele artsen hoeven dus geen DPIA uit te voeren. Het ligt voor de hand dat de gegevensverwerking door de individuele osteopaat aldus evenmin de uitvoering van een DPIA behoeft. Osteopathie Winkens zal zodoende geen DPIA uitvoeren.

4.4. Evenwel is Osteopathie Winkens zich ervan bewust dat sprake is van bijzondere persoonsgegevens. De inhoud van een medisch dossier is gevoelig voor de betrokkene en vergt een grote mate van vertrouwelijkheid. Osteopathie Winkens zal zich zodoende inzetten die gegevens vertrouwelijk te laten blijven.

4.5. De gegevens zoals Osteopathie Winkens registreert zijn slechts bedoeld voor intern gebruik. De persoonsgegevens worden gebruikt om te waarborgen dat de osteopaat de patiënt zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Van dienst zijn in het verhelpen van de klachten en van dienst zijn door het mogelijk maken dat de ziektekostenverzekering de kosten zoveel mogelijk vergoedt.

4.6. Op termijn zal de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een lijst van verwerkingen publiceren waar een DPIA voor verplicht is. Zodra die lijst er is, zal Osteopathie Winkens haar verwerking van persoonsgegevens opnieuw tegen het licht houden om te bezien of nog nadere maatregelen nodig zijn.

5. Privacy by design & privacy by default

5.1. Privacy door ontwerp en door standaardinstellingen voor producenten. Osteopathie Winkens is producent van een dienst, welke wordt ondersteund door de verwerking van persoonsgegevens. Zodoende houdt Osteopathie Winkens bij de ontwikkeling en uitwerking van die dienst rekening met het recht op bescherming van persoonsgegevens. Met inachtneming van de stand van de techniek ziet Osteopathie Winkens erop toe dat de verwerkingsverantwoordelijken en de verwerkers in staat zijn te voldoen aan hun verplichtingen inzake gegevensbescherming.

5.2. Osteopathie Winkens let daarbij op:

  • het minimaliseren van de verwerking van persoonsgegevens;
  • slechts het BSN nummer noteren, doch geen kopie maken van de het paspoort/ID kaart;
  • transparantie met betrekking tot de functies en de verwerking van persoonsgegevens;
  • het in staat stellen van de betrokkene om controle uit te oefenen op de informatieverwerking; en
  • beveiligingskenmerken creëren en verbeteren.

6. Functionaris voor de gegevens bescherming

6.1. Net als voor de DPIA geldt dat de individuele praktijk van een osteopaat door de AP niet wordt gezien als een grootschalige verwerker. Het instellen van een FG is ondanks dat het gaat om bijzondere persoonsgegevens niet noodzakelijk. Daarbij stipt Osteopathie Winkens nogmaals aan dat in deze sprake is van het verwerken van persoonsgegevens op verzoek van de patiënt, nu deze een zo goed mogelijke behandeling wenst. Osteopathie Winkens verwerkt geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Patiënten worden niet gevolgd door Osteopathie Winkens aan de hand van de persoonsgegevens.

6.2. Osteopathie Winkens benadrukt opnieuw zich te realiseren persoonsgegevens te verwerken die een hoge mate van vertrouwelijkheid kennen. Osteopathie Winkens meent echter alle maatregelen te hebben genomen, ten einde erop toe te zien dat de persoonsgegevens van patiënten niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan bedoeld is.

7. Meldplicht Datalekken

7.1. Een datalek in de zin van de AVG is een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Het is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

7.2. Het is voor de kwalificatie als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boze opzet in het spel is. Naast het ‘hacken’ van persoonsgegevens, kan ook gedacht worden aan gegevens die op een verloren laptop staan of een afgesloten website met persoonsgegevens die per ongeluk openstaat. Een inbreuk op de beveiliging houdt in dat zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Er is niet uitsluitend sprake van een dreiging, of van een tekortkoming in de beveiliging (ook wel aangeduid als een beveiligingslek) die zou kunnen leiden tot een beveiligingsincident. Er heeft zich daadwerkelijk een beveiligingsincident voorgedaan, waarbij de getroffen preventieve maatregelen niet toereikend waren om dit te voorkomen.

7.3. Osteopathie Winkens zal ieder datalek aan de AP melden, tenzij onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Osteopathie Winkens zal binnen 72 uur na ontdekking de AP in kennis stellen, ook indien nog niet alle informatie voorhanden is.

7.4. Bovendien zal Osteopathie Winkens het datalek onverwijld melden aan de betrokkenen, indien sprake is van een hoog risico door de inbreuk op de persoonsgegevens. Voor de vraag of sprake is van een hoog risico zal Osteopathie Winkens eerst nader onderzoek daar naar mogen doen.

7.5. Het datalek zal door Osteopathie Winkens gedocumenteerd worden in een overzicht van datalekken die zich binnen Osteopathie Winkens hebben voorgedaan. Niet alleen zullen de feiten omtrent de inbreuk en de gevolgen daarvan in dit overzicht worden gedocumenteerd, doch eveneens de genomen corrigerende maatregelen.

8. Verwerkersovereenkomsten

8.1. Osteopathie Winkens maakt gebruik van het bedrijf Crossuite voor het verwerken van de persoonsgegevens in een electronisch patiëntenbeheerplatform. Dit bedrijf dient zodoende gezien te worden als een verwerker.

8.2. Osteopathie Winkens maakt geen gebruik van andere verwerkers dan Crossuite. Wel maakt   Osteopathie Winkens gebruik van een boekhouder. Deze verwerkte geen gegevens van patiënten, maar heeft wel inzage in sommige persoonsgegevens. Vooral de gegevens rondom betalingen zal de boekhouder in kunnen zien. Zodoende heeft boekhouder een geheimhoudingsverklaring ondertekend. In die verklaring wordt niet alleen weergegeven dat de boekhouder zelf geheimhouding zal betrachten over alle persoonsgegevens die deze te zien krijgt van patiënten van Osteopathie Winkens, ook de medewerkers en derden waar de boekhouder gebruik van maakt hebben diezelfde geheimhoudingsplicht. Bovendien is in de verklaring opgenomen dat de boekhouder geen persoonsgegevens van patiënten zal verwerken.

9. Leidende Toezichthouder

9.1. Osteopathie Winkens dient te bepalen onder welke toezichthouder zij valt. Osteopathie Winkens heeft 1 vestiging te Vught. Dit is op Nederlandse bodem. De werkzaamheden van Osteopathie Winkens rusten op Nederlands grondgebied. De Leidende toezichthouder voor Osteopathie Winkens is dus de Autoriteit Persoonsgegevens te Nederland.

10. Toestemming

10.1. Voor de verwerking van bepaalde gegevens is toestemming nodig van de betrokkene. Dat is het geval indien het gaat om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard. Ook het nationaal identificatienummer (BSN) is een zaak waarbij expliciete toestemming van de betrokkene nodig is, indien dat nummer wordt verwerkt. Osteopathie Winkens verwerkt het BSN nummer van haar patiënten nu Osteopaten verplicht zijn dit nummer te gebruiken in correspondentie met andere zorgverleners. Het verwerken van gegevens over de gezondheid betreft eveneens een bijzondere categorie gegevens waarvan voor de verwerking toestemming nodig is van de patiënt. Het heeft echter de sterke voorkeur het verwerken van alle persoonsgegevens op voorhand met patiënten te bespreken en bij die verwerking expliciet te vermelden of de patiënt toestemming heeft gegeven voor die verwerking.

10.2. Osteopathie Winkens zal op de volgende wijze invulling geven aan deze benodigde toestemming. Naast het opstellen van een behandelplan zal bij de intake van een patiënt een overzicht worden gegeven van de afspraken. Deze zullen met de patiënt worden doorgenomen en vervolgens aan de patiënt ter hand worden gesteld dan wel aan de patiënt worden verzonden per mail, waarbij aangetekend wordt dat het hier een bevestiging van de gemaakte afspraken betreft. Er zal om een ontvangstbevestiging worden verzocht bij de patiënt. Op deze ‘opdrachtbevestiging’ zullen de belangrijkste gegevens worden benoemd over wat de patiënt kan verwachten van de osteopaat. Het gaat om het volgende:

  • dat patiënt is gewezen op het feit dat persoonsgegevens verwerkt zullen worden en om welke persoonsgegevens het gaat;
  • dat patiënt voor die verwerking expliciet toestemming heeft verleend;
  • dat patiënt rechten heeft ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens en dat patiënt deze en de verdere werkwijze van Osteopathie Winkens met betrekking   tot die persoonsgegevens kan nalezen in het onderhavige reglement zoals op de website van Osteopathie Winkens staat vermeld;
  • dat patiënt gewezen wordt op de bewaartermijn(en) van de persoonsgegevens;
  • dat patiënt de mogelijkheid heeft een klacht tegen Osteopathie Winkens in te dienen bij het NRO;
  • wat het consulttarief is van Osteopathie Winkens;

11. Slotwoord

11.1. Osteopathie Winkens gaat ervan uit met dit privacybeleid aan alle vereisten van de nieuwe AVG regels te voldoen. Osteopathie Winkens is zich ervan bewust dat er sprake is van nieuwe regelgeving en dat zulks inhoudt dat nog niet alle facetten zich even makkelijk laten uiteenzetten. Osteopathie Winkens zal de aanpassingen, beslissingen en verder nieuws vanuit de AP volgen, opdat tijdige maatregelen genomen kunnen worden om deze beleidsregels alsnog verder aan te scherpen, of bij te snijden.